Il FaxServer in ufficio

Non resta altro da fare che rassegnarsi a utilizzare ancora il vecchio metodo: stampare il documento, andare personalmente all’apparecchio fax, comporre il numero del destinatario, inviare, attendere la fine della trasmissione, verificare che tutto sia andato a buon fine, ritirare il documento, archiviarlo.

Per la ricezione il problema resta lo stesso: è necessario recarsi più volte al giorno presso l’apparecchio fax, controllare i fax arrivati, smistarli manualmente tra i diversi uffici o scrivanie, buttar via i fax promozionali o pubblicitari che spesso servono solo a consumare carta e toner.

Possiamo adottare, affiancandolo se vogliamo all’apparecchio fax, un “FaxServer” , ovvero un piccolo computer che, collegato alla linea telefonica, è in grado di:

• ricevere i fax al posto del vecchio facsimile
• memorizzare i fax ricevuti per consultazioni future
• smistare i fax ricevuti inviandoli via email agli utenti
• inviare i fax in uscita che gli vengono affidati
• ricomporre il numero se occupato
• comunicare il resoconto della trasmissione

Il tutto senza alcuno spreco di carta né di toner.

E, soprattutto, senza dover impegnare il proprio prezioso tempo: le operazioni si svolgono restando seduti davanti al proprio PC, senza doversi alzare.

La nostra proposta

Siamo in grado di fornire ed installare in brevissimo tempo un sistema integrato nella vostra rete locale in grado di fare tutto quanto evidenziato. A costi molto convenienti, costi che recupererete velocemente con i risparmi di materiale e tempo, e con l'incremento della produttività in ufficio.

Il nostro sistema si integra con facilità nei vostri attuali sistemi: può utilizzare mailbox esistenti per l’invio e la ricezione dei fax, o, se necessario, può fornire un proprio server di posta elettronica interno, dedicato alla sola gestione dei fax.

Potrete quindi stabilire di impostare, ad esempio, una mailbox fax@azienda destinata a ricevere i fax in ingresso, e ad esempio un’altra mailbox faxvendite@azienda dedicata ai fax ricevuti per conto della linea telefonica riservata all’Ufficio Vendite.
E così via.

Il sistema è in grado di gestire più di una linea in ingresso, eventualmente crescendo con voi e le vostre esigenze.

Per i fax in uscita, è possibile impostare una mailbox locale destinata all’invio dei fax (ad esempio inviofax@azienda ): semplicemente inviando a questo indirizzo - da Outlook o altro programma di posta elettronica - una mail opportunamente formattata con il allegato il documento da inviare si darà incarico al FaxServer di occuparsene. Il fax verrà preso in carico dall'apparecchio, inviato, e relativa ricevuta dell’avvenuto invio arriverà nella propria mailbox, o in qualsiasi altra si voglia impostare.

In aggiunta è anche possibile impostare i PC degli utenti in maniera da avere disponibile una stampante virtuale, denominata appunto “Fax”: sarà sufficiente eseguire la stampa di un qualsiasi documento, da qualsiasi programma si abbia installato sul proprio computer, perché tale documento venga trasformato in fax in uscita e inviato per la spedizione al FaxServer.

Comodo, no?

Altri vantaggi?

• Sì, ce ne sono.
FaxServer centralizzato
Ad esempio è possibile usufruire di un FaxServer centralizzato anche in aziende con sedi distaccate. E’ sufficiente utilizzare la posta elettronica interna, oppure è possibile collegarsi attraverso linee VPN esistenti.


• Sì, ce ne sono.
Interfaccia web
E’ possibile consultare la lista dei fax ricevuti anche attraverso una interfaccia web (sito internet o intranet). E’ possibile consultare anche la lista degli invii. Volendo è possibile attivare l’invio di un fax anche attraverso una pagina web: pensate, potreste inviare un fax attraverso il vostro numero fax anche se vi trovate in hotel, all’estero o in aeroporto.

• Sì, ce ne sono.

Archiviazione dei fax
Tutti i fax inviati o ricevuti attraverso il fax server vengono memorizzati in formato PDF (uno standard universale), e sono sempre consultabili.

• Sì, ce ne sono.

Fax indesiderati
Tutti i fax indesiderati (pubblicitari, promozionali, inutili) possono semplicemente essere cancellati dal Fax Server, senza alcuna necessità di essere stampati. E' anche possibile impostare una lista di numeri non desiderati, ed i fax da essi provenienti verranno automaticamente cestinati, o inviati ad una mailbox specifica ( cestino@azienda , ad esempio).

• Sì, ce ne sono.

Fax circolari con la funzione di stampa unione
Sfruttando le funzioni di stampa unione, presenti nei vari pacchetti "Office" (Microsoft, Sun, etc.), è possibile inviare fax circolari personalizzati. E l'elenco dei destinatari potrebbe essere acquisito da qualsiasi database, compresi Microsoft SQL Server, Microsoft Access, MySQL Server e molti altri.

 

 

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